Organisation de réunion

1. Préparer la réunion

Les allemands, comme les scandinaves, mettent un point d’honneur à bien préparer les réunions ; pour les rendre fructueuses et constructives. Il n’est pas question de tomber dans le syndrome de la réunionite. Chaque réunion a un objet précis et un objectif. Ainsi, en amont de la réunion, un ordre du jour précis sera adressé à chaque participant ; afin que chacun puisse apporter des précisions voire des contre-propositions si nécessaire. Dans l’ordre du jour, seront précisés les noms et titres de tous les participants. La salle de réunion sera propre et si possible lumineuse ; et l’on aura pris soin de mettre à disposition des participants du café, du thé, de l’eau, des biscuits et des fruits. Si les allemands et les scandinaves sont pointilleux sur la préparation et la tenue des réunions ; ils attendent en retour le même comportement de la part des français avec qui ils auraient à collaborer.

2. Déroulement de la réunion

Contrairement aux pays latins qui considèrent le ¼ d’heure de retard comme de la politesse ; en Allemagne ou en Scandinavie, il est bienvenu d’arriver 5 mn avant l’heure de la réunion. La ponctualité et le respect des timings sont rigoureusement respectés. La réunion débute par une présentation formelle des participants et la raison qui explique la pertinence de leur présence. Puis, on passe en revue l’ordre du jour. En cas d’urgence, il sera possible à ce moment de demander à rajouter le sujet « prioritaire » qui sera traité en fin de réunion.

Le but des réunions est d’avancer sur les sujets. Les interlocuteurs sont donc là pour donner ou obtenir un accord sur les décisions portées dans l’ordre du jour et sur le plan d’actions proposées. En aucun cas, c’est un « brainstorming » comme chez les français. De même, on évitera un maximum les digressions. « Straight to the point », ce qui peut être considéré comme de l’agression par les Français. En conséquence, la discussion peut être très animée, le sens de la diplomatie et l’art oratoire n’étant pas des méthodes utilisées par les allemands ou les scandinaves. Ils préfèrent l’efficacité.

3. Fin de la réunion et suivi

Il est essentiel que la réunion conserve tout du long un ton cordial. Ainsi, l’agressivité éventuellement ressentie devra être gommée avant de se quitter. En fin de réunion, un point sera fait sur les décisions prises à réaliser. Un compte-rendu complet sera également à adresser dans les 48h.